Jeroen
Waarom ik Heldo heb gebouwd
Het opzoekwerk is al gedaan als je de mail opent.
Heldo leest mee in je klantenservicemailbox, haalt de gegevens uit je eigen systemen en zet het antwoord klaar. Je team leest na en verstuurt.
Klik een mail aan en je ziet het antwoord dat Heldo ervoor klaarzet.
Hallo Marieke,
Je bestelling TV-24817 is gisteren verstuurd. De bezorger verwacht hem morgen voor 17:00 bij je.
Hartelijke groet,
Hallo Peter,
Op factuur F-9042 staan twee regels verzendkosten: een voor de eerste zending en een voor de nalevering van 12 juli. De tweede kunnen we crediteren.
Met vriendelijke groet,
Hallo Sanne,
Ruilen kan tot 30 dagen na ontvangst, en je bestelling is 2 augustus bezorgd. De kleur die je noemt ligt op voorraad.
Groet,
Klik een mail aan en je ziet het antwoord dat Heldo ervoor klaarzet.
Hallo Ruben,
Zending 88421 staat op rit 4412 en wordt donderdag gelost tussen 08:00 en 12:00. De chauffeur belt een uur van tevoren.
Met vriendelijke groet,
Goedemiddag,
We hebben het losadres van rit 4418 aangepast naar Almere. De wijziging is vóór de planningsstop van 16:00 doorgegeven, dus de rit gaat morgen gewoon door.
Met vriendelijke groet,
Goedemiddag,
De chauffeur heeft bij aflevering een aantekening gemaakt op de vrachtbrief. Het schadeformulier zit bijgevoegd; we hebben acht dagen na aflevering om het in te dienen.
Met vriendelijke groet,
Klik een mail aan en je ziet het antwoord dat Heldo ervoor klaarzet.
Hallo Sanne,
Zaterdag om 20:00 is er op het terras nog plek voor 8 personen. Ik houd de tafel 24 uur voor je vast.
Tot dan,
Goedemiddag,
Donderdag 12:00 kunnen we een lunch voor 24 personen leveren, waarvan twee glutenvrij. Voor groepen boven de 20 vragen we de bestelling twee werkdagen vooraf.
Met vriendelijke groet,
Hallo Tim,
De rekening van 2 augustus staat op naam van de tafel. Ik heb hem opnieuw uitgedraaid op de bedrijfsnaam die je doorgaf; hij zit bijgevoegd.
Groet,
Je ziet precies waar het antwoord op rust
Onder elk antwoord staat uit welk systeem de gegevens komen. Nakijken kost daardoor seconden in plaats van minuten.
Hoi,
Vorige week een loungeset besteld en ik zie nog niets gebeuren. Kunnen jullie kijken waar hij blijft? Ordernummer TV-24817.
Groet, Marieke
Goedemiddag,
Wij wachten nog op zending 88421. Kunnen jullie doorgeven wanneer die gelost wordt? We moeten personeel inplannen.
Groet, Ruben Jansen
Hallo,
Kunnen wij zaterdagavond met 8 personen komen eten? Het liefst buiten, rond een uur of acht.
Groet, Sanne
Benieuwd hoe dit op jouw mailbox uitpakt?
Stuur ons een mailJe team komt toe aan het werk dat er wél toe doet
Opzoeken, overtypen en voor de zoveelste keer hetzelfde antwoord schrijven: daar gaat de dag aan op. Heldo doet dat voorwerk, zodat je mensen aandacht overhouden voor de klanten die het echt nodig hebben.
Dezelfde vragen, elke dag, met steeds een ander nummer erin
Heldo zoekt het op voordat iemand de mail opent, en zet het antwoord er alvast bij. Je ziet in de mailbox meteen waar wel en waar geen antwoord voor klaarstaat.
De categorie en de samenvatting staan er ook bij, zodat je in één blik ziet wat er ligt.
Nakijken en versturen, zonder ergens anders te kijken
Het antwoord, waar het op rust en de knop staan in hetzelfde scherm. Handel hieronder drie mails af.
Je kunt ook met het toetsenbord: klik in de kaart en druk ⌘⏎ om te versturen.
Hallo Marieke,
Je bestelling TV-24817 is gisteren verstuurd. De bezorger verwacht hem morgen voor 17:00 bij je.
Hartelijke groet,
Hallo Peter,
Op factuur F-9042 staan twee regels verzendkosten: een voor de eerste zending en een voor de nalevering van 12 juli. De tweede kunnen we crediteren.
Met vriendelijke groet,
Hallo Sanne,
Ruilen kan tot 30 dagen na ontvangst, en je bestelling is 2 augustus bezorgd. De kleur die je noemt ligt op voorraad.
Groet,
Drie mails de deur uit.
Geen ordernummer opgezocht, geen tabblad opengeklikt, geen collega gestoord. Dit is een gewone ochtend met Heldo erbij.
Hallo Ruben,
Zending 88421 staat op rit 4412 en wordt donderdag gelost tussen 08:00 en 12:00. De chauffeur belt een uur van tevoren.
Met vriendelijke groet,
Goedemiddag,
We hebben het losadres van rit 4418 aangepast naar Almere. De wijziging is vóór de planningsstop van 16:00 doorgegeven, dus de rit gaat morgen gewoon door.
Met vriendelijke groet,
Goedemiddag,
De chauffeur heeft bij aflevering een aantekening gemaakt op de vrachtbrief. Het schadeformulier zit bijgevoegd; we hebben acht dagen na aflevering om het in te dienen.
Met vriendelijke groet,
Drie mails de deur uit.
Geen ordernummer opgezocht, geen tabblad opengeklikt, geen collega gestoord. Dit is een gewone ochtend met Heldo erbij.
Hallo Sanne,
Zaterdag om 20:00 is er op het terras nog plek voor 8 personen. Ik houd de tafel 24 uur voor je vast.
Tot dan,
Goedemiddag,
Donderdag 12:00 kunnen we een lunch voor 24 personen leveren, waarvan twee glutenvrij. Voor groepen boven de 20 vragen we de bestelling twee werkdagen vooraf.
Met vriendelijke groet,
Hallo Tim,
De rekening van 2 augustus staat op naam van de tafel. Ik heb hem opnieuw uitgedraaid op de bedrijfsnaam die je doorgaf; hij zit bijgevoegd.
Groet,
Drie mails de deur uit.
Geen ordernummer opgezocht, geen tabblad opengeklikt, geen collega gestoord. Dit is een gewone ochtend met Heldo erbij.
Liever een antwoord later dan een toezegging te veel
Een klant vergeeft je een traag antwoord. Een toezegging die je niet nakomt, nooit.
Je pakket is onderweg en komt zeker maandag aan.
De bezorger heeft geen datum bevestigd. Heldo haalt de belofte eruit en zegt erbij waarom, voordat je collega hem leest.
Staat het echt in je eigen gegevens?
Elk feit wordt teruggelegd naast de bron waar het uit komt. Vindt Heldo het daar niet, dan gaat het eruit.
Belooft het iets wat niemand bevestigd heeft?
Data, bedragen en garanties zonder dekking worden aangewezen, niet stilletjes meegestuurd.
Klopt het met de afspraken van jouw bedrijf?
Je eigen regels over retour, levering en toon gelden ook voor Heldo. Wijk je ervan af, dan zie je dat.
Het opzoekwerk was nooit het moeilijkste aan klantenservice. Het was alleen wel het meeste.
Ik zag mijn mensen dag in dag uit hetzelfde doen: zoeken, nakijken, terugvinden. Sleurwerk waar niemand ooit voor is aangenomen, en dat niet minder werd door er iemand bij te zetten.
De kennis zat in hoofden, niet in een systeem. Elke overdracht begon bij nul. Wie een gesprek overnam las eerst een half uur terug, en een nieuwe collega durfde maandenlang geen mail te versturen zonder na te vragen.
Terwijl het werk dat er wél toe doet nooit in een sjabloon past: de klant die twijfelt, de fout die je nog kunt goedmaken, de vraag waar een tweede bestelling achter zit. Dáár zit het werkgeluk, en dáár zit de omzet.
Heldo neemt het sleurwerk over. Je stuurt er niemand mee weg, je groeit er alleen mee door zonder er iemand bij te nemen.
Waar we nu aan bouwen
Heldo leert steeds meer situaties herkennen die nu nog naar een mens gaan.
Van één mailbox naar meerdere teams, elk met een eigen manier van werken.
Er komen systemen bij, in de volgorde waarin klanten erom vragen.
Klanten die vroeg meedoen bepalen mee wat er voorgaat.
Reken eerst uit wat een mail je nú kost
Een vast bedrag per maand, plus een prijs per behandelde mail. Niets per collega.
Het opzoeken, samenvatten en voorschrijven neemt Heldo over; nakijken en versturen blijft mensenwerk. Zet hiernaast je eigen aantallen en je ziet wat dat bij jou scheelt.
Bij de mailboxen die wij zien ligt dit tussen de 80 en 90 procent. Er blijft – nakijken en versturen over.
Deze getallen zijn van jou, niet van ons: jij zet de tijd, het aandeel en het tarief. Wat Heldo bij jou werkelijk scheelt meten we in de pilot, en pas dan zetten we er een cijfer op.
Wat Heldo zelf kost hoor je in het gesprek. Prijs op aanvraag.
Heldo praat met de systemen die je al gebruikt
De gegevens blijven staan waar ze staan. Heldo haalt op wat hij nodig heeft voor dit ene antwoord, en niets meer.
Staat jouw systeem er niet bij? Dan bouwen we de koppeling. Je krijgt een spec-document dat je met je leverancier deelt, zodat je vooraf weet wat er nodig is.
Klanten merken niet dat er iets veranderd is
Heldo leest hoe jullie schrijven en houdt die stijl aan. Wil je een antwoord korter, warmer of formeler, dan stuur je dat met één klik bij.
Afgeleid uit de mails die je team zelf heeft verstuurd. Klik een stand aan om te zien wat er verandert.
Een boze klant komt meteen bij een mens terecht
Heldo schrijft daar bewust niets voor, en legt uit waarom. Zo houdt je team de gevallen die aandacht verdienen, en niet het overtypwerk.
Drie stappen, en de eerste is een mail
Je mailt ons
Eén mail is genoeg. We kijken samen welk werk Heldo kan voorbereiden.
Wij zetten het klaar
Je koppelt de mailbox, wij regelen de koppeling met je systemen. Heldo leest een tijd mee met de echte vragen.
Je team leest na
De eerste antwoorden staan klaar. Wat je aanpast voor je verstuurt, leert Heldo van.
Wat je nu wilt weten
Staat je vraag er niet bij, dan is een mail het snelste. Je krijgt antwoord van Jeroen zelf.
Werkt dit in onze mailbox?
Ja. Heldo werkt in Gmail, Google Workspace en Microsoft 365, in de mailbox die je al hebt. Geen ticketsysteem, geen migratie.
Moet ons team iets nieuws leren?
Nee. Het werk blijft in de mailbox staan die er al is, met de labels die je team vandaag ook gebruikt. Wie liever zelf schrijft, doet dat gewoon.
Wie drukt er op verzenden?
Een collega van jou. Heldo zet het antwoord klaar en verstuurt niet zelf, ook niet bij de vragen die makkelijk lijken.
Wat als ons systeem geen standaardkoppeling heeft?
Dan bouwen we hem. Je krijgt vooraf een spec-document dat je met je leverancier deelt, zodat duidelijk is wat er nodig is en wat het oplevert.
Waar staat onze mail?
Op onze eigen servers in Europa, en we trainen nergens op jullie mail. Wil je precies weten welke stap waar gebeurt, dan sturen we het beveiligingsvragenblad toe.
Klaar voor Heldo, jouw nieuwe klantenservice-superheld?
Eén mail is genoeg. Je krijgt antwoord van Jeroen zelf.
Jouw superheld met een passie voor repeterende mails en liefde voor je klant.